MEMIMPIN RAPAT EFEKTIF

Hai Sahabat Iqro diamanapun berada, percaya gak sih kalo mimpin rapat itu sebenarnya mudah.. tapi... gak semua orang bisa loh.. buktinya walaupun udah ikut organisasi bertahun-tahun tapi kalo mimpin rapat masih bikin bingung, gak mau kan kalo abiz rapat ternyata yang diajak rapat pada gak tau harus ngapain, atau mungkin kalian juga pernah ngalami sendiri, rapat berjam-jam tapi usai rapat gak ada yang dikerjain.. iih capek dech...

Nah... agar rapat efektif dan efisien, masErvan ada tips nih, simak ya!

1.      Sebelum rapat dimulai, tentukan agenda rapat terlebih dahulu.. jangan lupa tambahkan agenda lain-lain karena bisa jadi ada informasi yang perlu disampaikan dari para anggota rapat

2.      Sepakati berapa lama rapat dilaksanakan, misalnya mulai jam 9 pagi dan selesai jam 11

3.      Buat susunan acara mulai dari pembukaan hingga penutup

4.      Lakukan pembahasan satu persatu sesuai agenda yang disepakati, misalnya ada 3 agenda pembahasan maka bahas sesuai urutan agenda mulai nomor 1 hingga 3

5.      Jangan membahas agenda yang kedua sebelum agenda pertama selesai dan begitu seterusnya, tapi kalo agenda 1 mentok boleh lewat dulu

6.      Tuliskan agenda rapat dan hasil pembahasannya di white board, hal ini berfungsi agar jika ada anggota rapat yang terlambat bisa langsung mengikuti dan kita tidak perlu mengulang apa yang sudah dibahas (upayakan ada white board)

7.      Jika semua sudah selesai dilakukan pembahasan, tanyakan ke forum apakah ada tanggapan dan pertanyaan tapi tetap berpedoman pada waktu yang telah disepakati, jika waktunya sudah abiz sampaikan ke forum mau diperpanjang berapa menit rapatnya

8.      Jika sudah tidak ada tanggapan dan pertanyaan bacakan kembali hasil rapat yang sudah disepakati

9.      Setelah itu tutup dech.. eitt.. jangan lupa bagikan print out hasil rapatnya ke masing-masing anggota atau departemen yang mewakili (usahakan tempat rapat disekretariat Organisasi jadi bisa langsung diprint dan pastikan Sekretaris mencatat semua hasil rapat)

Gampangkan..? semoga bermanfaat N selamat “MENCOBA”